מטרת התהליך הינו תיוק של הודעות דואר/קבצים לנספחים בפריוריטי
הקדמה
- שלבי מסמך זה הינם בהתבסס לכך שהתוכנה הותקנה והוגדרה במחשב
ממנו מפעילים את התוכנה. - קישור
למדריך התקנת FileSmile קישור מדריך להתקנת FILESMILE GEN 2 - הוראות להגדרה ראשונית לאחר התקנה (בסוף מדריך זה)
• לשם הבנת אופן השימוש, ישנן שתי דרכים בהם ניתן לבצע את התיוק
א. ביצוע תיוק מתוך ה Outlook למיילים/קבצים ל"מגש זמני" וצירופו לתעודה/כרטיס המתאים מתוך הפריוריטי
ב. ביצוע תיוק מתוך ה Outlook למיילים/קבצים ע"י הקלדת התעודה/כרטיס אליהם מועניינים לבצע את התיוק
אפשרות א' – ביצוע תיוק מתוך ה Outlook למיילים/קבצים ל"מגש זמני" וצירופו לתעודה/כרטיס המתאים מתוך הפריוריטי
- לשם תיוק מייל/קובץ, יש לסמן/לפתוח את המייל אותו רוצים לתייק,
וללחוץ על האייקון
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y1.png)
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y2.png)
ג. לתיוק המייל כולל הקבצים המצורפים, יש ללחוץ על "יצוא לפריוריטי" (1)
ד. לתיוק רק קבצים מתוך המייל, יש ללחוץ על "צרף קבצים" (2)
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/1.png)
בחירת אופן התיוק
ה. במידה ומעוניים לתייק את המייל כולל הקבצים, יש ללחוץ על
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/7.png)
ו. במידה ומעוניים לתייק רק את הקבצים (ללא המייל), יש ללחוץ על
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/8.png)
ולבחור את הקבצים אותם מעוניינים לתייק
ז. לשם שיוך ההודעה/קובץ, יש לגשת לתעודה/כרטיס בפריוריטי אליו מעוניינים לבצע את השיוך, וללחוץ על ההפעלה הישירה "ייבא מ – FileSmile"
בפריוריטי:
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2020/02/7.png)
בגרסת WEB
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2020/02/8.png)
ח. לאחר הלחיצה על ההפעלה הישירה, יופיע המגש הזמני בו יופיעו כל ההודעות/קבצים שתוייקו מה Outlook וממתינים לשיוך בפריוריטי
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/2.png)
כפתרורים/אפשריויות במגש
- הצגה להודעה/קובץ שנטען למגש הזמני.
- מחיקה להודעה/קובץ שנטען למגש הזמני.
- תיוק להודעה/קובץ שנטען למגש הזמני.
- מאפשר שינוי לשם הקובץ שיותייק בפריוריטי
- מציג את הנושא כפי שהתקבל ב Outlook
- מציג את שם הלקוחכפי שהתקבל ב Outlook
אפשרות ב' – ביצוע תיוק מתוך ה Outlook למיילים/קבצים ע"י הקלדת התעודה/כרטיס אליהם מועניינים לבצע את התיוק
• לשם תיוק מייל/קובץ, יש לסמן/לפתוח את המייל אותו רוצים לתייק, וללחוץ על האייקון
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2020/02/123123.png)
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2020/02/1.png)
- יש לבחור לאן מעוניינים לתייק את ההודעה באמצעות השימוש
ב"חיפוש לפי" , - מספר תעודה – יאפשר חיפוש ותיוק
במספרי התעודות השונות : הצעות מחיר, הזמנות, משלוחים ללקוח, חשבוניות (מכל
סוגיהן) עוד. - כרטיס – יאפשר חיפוש ותיוק
בכרטיסים השונים : לקוחות, ספקים, פריטים, עובדים, אנשי קשר ועוד.
בדוגמה שלהלן יצורף המייל להזמנת רכש PO19001346
- יש לבחור בשדה "חיפוש לפי" ולבחור "מס' תעודה"
- בערך לחיפוש יש לרשום את מספר התעודה PO19001346 (ככל שירשם מספר המלא, כך יופיעו מינימום תוצאות)
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y3.png)
- יש ללחוץ על
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y4.png)
- אם אותרה תוצאה אחת, בחלק התחתון תופיע התוצאה
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y5.png)
- אם הופיעו מספר תוצאות, יופיע חלון סינון לאיתור התעודה אליה
מעוניינים לתייק
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y6.png)
בחירת אופן התיוק
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y7.png)
- במידה ומעוניים לתייק את המייל כולל הקבצים, יש ללחוץ על
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y8.png)
- במידה ומעוניים לתייק רק את הקבצים (ללא המייל), יש ללחוץ על ולבחור את הקבצים אותם מעוניינים לתייק
- לאחר סיום התיוק, תתווסף תגית להודעה ב Outlook הבאה
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y9.png)
כפתורי התוכנה
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/6.png)
- החברה אליה יבוצע התיוק/חיפוש (ניתן לשנות את ברירת המחדל ע"י כניסה להגדרות (2)
- מסך הגדרות
- קישור מידע נוסף
- שם התצוגה כפי שמופיע במייל
- נושא כפי שמופיע במייל
- מיקום חיפוש בפריוריטי
- הקלדת מספר תעודה/מכשיר/שם לקוח (בהתאם לשדה "חיפוש לפי")
- חיפוש הערך בפריורטי
- צלילה לנתון שצויין "בערך לחיפוש" (תעודה/כרטיס) ולאחר שאותר
- הצגת הנספחים בנתון שצויין "בערך לחיפוש" (תעודה/כרטיס) ולאחר שאותר (ניתן להגביל אפשרות זו)
- הערה שתופיע בשדה "שם הקובץ" בנפתחים (ניתן להגדיר שדה זה כחובה)
- צרוף ההודעה כולל הקבצים בה
- צרוף קבצים ללא גוף ההודעה (אפשרות לבחור קבצים)
- במקביל לצרוף מייל מתוך האוטלוק, מאפשר לסרוק בנוסף מסמכים (מדפים) באמצעות מכשיר סריקה (סורק), אפשרות זו זמינה ללקחות עם מודול סריקה (FileSmile Scan)
- צרוף ההודעה כולל הקבצים בה למגש הזמני (שיוך ייבצע מתוך הפריוריטי)
יצוא לפריוריטי – לחיצה על כפתור זה תשלח את המייל למגש כללי של FILESMILE (ניתן לשלוח מיילים שרוצים לתייק למגש ולאחר מכן להיכנס לתעודה/כרטיס שרוצים לתייק ולמשוך מהמגש לנספחים).
אופן תיוק מהמגש לתעודה:
נכנסים לתעודה בפריוריטי שאליה מעוניינים לתייק, בהפעלות ישירות תתווסף הפעלה ישירה בשם ייבוא מFILESMILE
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/ייבוא.png)
לאחר לחיצה על ייבוא מFILESMILE תיפתח המגירה עם כל הקבצים שנשלחו אליה
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/133.png)
כפתורי התוכנה:
1.שם הנמען ששלח את המייל אותו נרצה לצרף.
2.נושא המייל אותו נרצה לצרף
3.שם הקובץ- ניתן להוסיף הערה כמו:אישור הצעה\הזמנת רכש.
4.תייק את המייל לתעודה שנמצאים בה בפריוריטי.
5.מחק קובץ.
6.פתח את המייל שאתה רוצה לתייק.
כפתורי התוכנה:
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/1212.png)
- החברה אליה יבוצע התיוק/חיפוש (ניתן לשנות את ברירת המחדל
ע"י כניסה להגדרות (2) - מסך הגדרות
- קישור מידע נוסף
- שם התצוגה כפי שמופיע במייל
- נושא כפי שמופיע במייל
- מיקום חיפוש בפריוריטי
- הקלדת מספר תעודה/מכשיר/שם לקוח (בהתאם לשדה "חיפוש
לפי") - חיפוש הערך בפריורטי
- צלילה לנתון שצויין "בערך לחיפוש" (תעודה/כרטיס)
ולאחר שאותר - הצגת הנספחים בנתון שצויין "בערך לחיפוש"
(תעודה/כרטיס) ולאחר שאותר (ניתן להגביל אפשרות זו) - הערה שתופיע בשדה "שם הקובץ" בנפתחים (ניתן
להגדיר שדה זה כחובה) - צרוף ההודעה כולל הקבצים בה
- צרוף קבצים ללא גוף ההודעה (אפשרות לבחור קבצים)
- סרוק מסמך.
- ייצוא לפריוריטי
הוראות להגדרה ראשונית לאחר התקנה
הפעלה ראשונית באמצעות Outlook, ראשית יש להיכנס לתוכנת ה Outlook שמותקנת במחשב, ולבצע את הפעולות הבאות :
- יש לפתוח את ה – Outlook ולהיכנס לנתיב הבא:
- קובץ>אפשרויות>מרכז יחסי
אמון>הגדרות מרכז יחסי אמון>הגדרות מאקרו - בתוך מאקרו יש לסמן את "הפוך את כל
פקודות המאקרו לזמינות" - יש לסמן " √ " על "החל
הגדרות אבטחת מידע מאקרו על תוספות מותקנות" - ללחות על אישור > אישור
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y11.png)
- יש להפעיל מחדש את ה – outlook.
- יש ללחוץ על
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y12.png)
- תתקבל הודעה על כך
שיש להקליד את שם המשתמש והסיסמה האישיים
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y13.png)
- יש להקליד את פרטי
שם המשתמש והסיסמה האישיים המשתמשים לכניסה לפריוריטי, ובנוסף יש לבחור את החברת
ברירת המחדל אליה רוצים לבצע תיוק
![](http://www.filesmile.co.il/wp-content/uploads/2019/10/Y14.png)
פינגבאק:מדריך להתקנת FileSmile – פתרון סריקה ותיוק שעובד