מדריך שימוש בGen2 FileSmile On Outlook

מטרת התהליך הינו תיוק להודעות דואר/קבצים לנספחים בפריוריטי

הקדמה

א. שלבי מסמך זה הינם בהתבסס לכך שהתוכנה הותקנה והוגדרה במחשב ממנו מפעילים את התוכנה, במידה ולא רצ"ב קישור למדריך התקנתGen2 FileSmile
ב. בוצעה הגדרה ראשונית לאחר התקנה (מצורף הסבר בסוף מדריך זה)

• אופן השימוש : ישנן שתי דרכים בהם ניתן לבצע את התיוק
א. ייצוא ל"מגש זמני" מתוך ה Outlook להודעות או קבצים המצורפים להודעות ושיוכם מתוך מתוך הפריוריטי.
ב. צרוף מתוך ה Outlook מתוך ה Outlook להודעות או קבצים המצורפים להודעות ע"י הקלדת התעודה/כרטיס אליהם מועניינים לבצע את התיוק.

אפשרות א' – ייצוא ל"מגש זמני" מתוך ה Outlook להודעות או קבצים המצורפים להודעות ושיוכם מתוך מתוך הפריוריטי.

  • לתיוק הודעה/קובץ מהודעה, יש לסמן/לפתוח את ההודעה אותה רוצים לתייק, וללחוץ על האייקון
  • לאחר מכן יפתח החלון הבא:
  • לתיוק הודעה כולל הקבצים המצורפים לה, יש ללחוץ על "יצוא לפריוריטי" (1)
  • לתיוק רק קבצים מתוך ההודעה, יש ללחוץ על "צרף קבצים" (3)

בחירת אופן התיוק
ג. במידה ומעוניים לתייק את המייל כולל הקבצים, יש ללחוץ על

ד. במידה ומעוניים לתייק רק את הקבצים (ללא ההודעה), יש ללחוץ על


ובמסך שיפתח, יש לבחור את הקבצים אותם מעוניינים לתייק, ובסיום יש ללחוץ על

ה. לשם שיוך ההודעה/קובץ, יש לגשת בפריוריטי לתעודה/כרטיס אליו מעוניינים לבצע את השיוך, וללחוץ על ההפעלה הישירה "ייבא מ – FileSmile" ,

בפריוריטי:

בגרסת WEB:

ו. לאחר הלחיצה על ההפעלה הישירה, יופיע המגש הזמני בו יופיעו כל ההודעות/קבצים שתוייקו מה Outlook וממתינים לשיוך בפריוריטי

כפתוררים במגש הזמני :

  1. הצגת הודעה/קובץ שנטען למגש הזמני.
  2. מחיקת הודעה/קובץ שנטען למגש הזמני.
  3. תיוק הודעה/קובץ שנטען למגש הזמני.
  4. מתן שם קובץ שיותייק בפריוריטי.
  5. הנושא כפי שהתקבל ב Outlook.
  6. השולח כפי שהתקבל ב Outlook.

אפשרות ב' – צרוף מתוך ה Outlook מתוך ה Outlook להודעות או קבצים המצורפים להודעות ע"י הקלדת התעודה/כרטיס אליהם מועניינים לבצע את התיוק.

  • לתיוק הודעה/קובץ מהודעה, יש לסמן/לפתוח את ההודעה אותה רוצים לתייק, וללחוץ על האייקון
  • יש לבחור לאן מעוניינים לתייק את ההודעה באמצעות השימוש ב"חיפוש לפי" ,
    א. מספר תעודה – יאפשר חיפוש ותיוק במספרי התעודות השונות : הצעות מחיר, הזמנות, משלוחים ללקוח, חשבוניות (מכל סוגיהן) עוד.
    ב. כרטיס – יאפשר חיפוש ותיוק בכרטיסים השונים : לקוחות, ספקים, פריטים, עובדים, אנשי קשר ועוד.

בדוגמה שלהלן יצורף המייל להזמנת רכש PO19001346

  • יש לבחור בשדה "חיפוש לפי" ולבחור "מס' תעודה"
  • בערך לחיפוש יש לרשום את מספר התעודה PO19001346 (טיפ, ככול שירשם מספר המלא, כך יופיעו מינימום תוצאות)
  • יש ללחוץ על
  • במידה הופיעו מספר תוצאות, יופיע חלון סינון לאיתור התעודה אליה מעוניינים לתייק.

בחירת אופן התיוק

  • במידה ומעוניים לתייק את ההודעה כולל הקבצים, יש ללחוץ על
  • במידה ומעוניים לתייק רק הקבצים מוך ההודעה (ללא ההודעה), יש ללחוץ על
  • ולבחור את הקבצים אותם מעוניינים לתייק
  • לאחר סיום התיוק, תתווסף תגית להודעה ב Outlook הבאה

כפתורי התוכנה

  1. החברה אליה יבוצע התיוק/חיפוש (ניתן לשנות את ברירת המחדל ע"י כניסה למסך הגדרות תוכנה).
  2. הגדרות תוכנה.
  3. קישור למידע נוסף.
  4. פרטי השולח כפי שמופיע בהודעה.
  5. נושא כפי שמופיע בהודעה.
  6. הצגת הנספחים שתוייקו לאותה יישות בפריוריטי "בערך לחיפוש" (תעודה/כרטיס) ולאחר שאותר (ניתן להגביל אפשרות זו).
  7. מאפשר לסרוק מסמכים (מדפים) בנוסף לתיוק הודעה/קבצים באמצעות סורק פיזי (אפשרות זו זמינה ללקחות עם מודול סריקה (FileSmile Scan)
  8. מאפשר לפתוח ישירות את היישות לתעודה/כרטיס/מכישר שצויין "בערך לחיפוש".
  9. בצע חיפוש.
  10. ערך לחיפוש בפריורטי, תעודה/כרטיס/מכשיר.
  11. סיווג החיפוש, תעודה/כרטיס/מכשיר.
  12. הערה שתופיע בשדה "שם הקובץ" בנפתחים (ניתן להגדיר שדה זה כחובה).
  13. ייצוא של קבצים מתוך ההודעה ל"מגש הזמני" (שיוך ייבצע מתוך הפריוריטי).
  14. צרוף קבצים ללא גוף ההודעה (אפשרות לבחור קבצים).
  15. ייצוא של ההודעה כולל הקבצים ל"מגש הזמני (שיוך ייבצע מתוך הפריוריטי) .
  16. צרוף של ההודעה כולל הקבצים.

הוראות להגדרה ראשונית לאחר התקנה

  • עם הפעלת התוכנה מתוך ה-Outlook, תתקבל הודעה על כך שיש להקליד את שם המשתמש והסיסמה האישיים המשמשים לכניסה לפריוריטי.
  • יש להקליד את שם המשתמש והסיסמה האישיים המשתמשים לכניסה לפריוריטי, ובנוסף יש לבחור את החברת ברירת המחדל אליה רוצים לבצע תיוק
    הערה : אם הנכם עובדים עם פריוריטי בממשק הוובי, יש לוודא שהדגל "פריוריטי WEB" מסומן.

מדריך להתקנת FileSmile Gen2

כותרLB20000008  מהדורה 3

ראשית, עליכם לוודא שבידכם הנתונים הבאים :
א. שם משתמש וסיסמה לפריוריטי
ב. שם הרישיון (כפי שקבלתם ממוקד התמיכה) לדוג' DEMO

• אופן ביצוע התקנה

א. להורדת קובץ ההתקנה לחץ כאן: הורד

ב. לאחר סיום ההורדה, יש להפעיל את קובץ ההתקנה FileSmileInstaller.exe

ג. יש להקליד את פרטי הרישוי כפי שקבלתם מראש, לדוג' DEMO ובסיום יש ללחוץ על  , באם זוהה הרישוי, תוצג כתובת השרת כפי שמופיע הרישיון

ד. כעת, יש לבחור את המודולים להתקנה (בהתאם לרישוי שנרכש), בסיום יש ללחוץ "install"

ה. בסיום, יש ללחוץ על "אישור"

ו. עם סיום ההתקנה יופיע חלון בו עלנו להקליד את הרישוי כפי שקבלנו ממוקד התמיכה.

למשתמשים במודול סריקה מפריוריטי בלבד, אין צורך להמשיך את שלבי ההתקנה

בהצלחה….

עם סיום ההתקנה, יתווספו התוכנות הבאות במחשב

בשולחן עבודה

  • FileSmile Scan , סריקת תעודות חוזרות לפי ברקודים (שולחן עבודה)
  • FileSmile , סריקה ותיוק קבצים משולחן עבודה (שולחן עבודה)

ב Outlook

בפריוריטי

ממשק רגיל

ממשק Web

מדריך להתקנת FileSmile Gen2

ראשית, עליכם לוודא שבידכם הנתונים הבאים :
א. שם משתמש וסיסמה לפריוריטי
ב. שם הרישיון (כפי שקבלתם ממוקד התמיכה) לדוג' DEMO

• אופן ביצוע התקנה

א. יש להוריד את קובץ ההתקנה מהקישור הבא :
https://download.filesmile.co.il/FileSmile/WebDownload/FileSmile.msi

ב. לאחר סיום ההורדה, יש להפעיל את קובץ ההתקנה FileSmile.msi

ג. יש ללחוץ על "Next"

ד. יש ללחוץ על "Install"

ה. יש ללחוץ על "Finish"

ו. עם סיום ההתקנה יופיע חלון בו עלנו להקליד את הרישוי כפי שקבלנו ממוקד התמיכה.

למשתמשים במודול סריקה מפריוריטי בלבד, אין צורך להמשיך את שלבי ההתקנה

בהצלחה….

עם סיום ההתקנה, יתווספו התוכנות הבאות במחשב

• בשולחן עבודה

• ב Outlook

• בפריוריטי

ממשק רגיל

ממשק Web

מדריך לשימוש בFILESMILE+SCANSMILE

מדריך לFILESMILE

מערכת תיוק וסריקה מהירה ויעילה לעסקים.

לאחר התקנת FILESMILE – מדריך להתקנת FILESMILE. מדריך להתקנת FILESMILE GEN2

יתווסף אייקון לשולחן העבודה

ובנוסף יתווסף אייקון של FILESMILE לתפריט העכבר שהסמן עומד על הקובץ אותו רוצים לתייק ולוחצים כפתור ימני בעכבר ולחיצה על FILESMILE.

לחיצה על אחת מהאופציות (אייקון על שולחן עבודה\כפתור ימני של העכבר בעמידה על הקובץ) תפתח את החלון הבא:

מסך הגדרות

הסבר על לחצנים:

1: דגם סורק שהמערכת תעשה בו שימוש.

2: איכות הסריקה (מןמלץ 150), ככל שהרזלוציה גדולה יותר, כך נפח הקובץ יהיה גדול יותר.

3: תצוגת הקובץ לשמירה.

  • 4: Gray :אפור, מומלץ לשמירת מסמכים שנסרקו מדף צבעוני.
  • 5: B/W שחור\לבן.
  • 6: RGB צבע.

4: אפשרות לסריקה דו צדדית (אפשרי רק לסורק התומך בפונקציה זו).

5: שימוש במגש משני, מתאים לסורקים שיש בהם שני מגשי סריקה (בדר"כ סורקים משולבים עם מדפסות).

6: סוג קובץ לשמירה:

  • PDF (מומלץ).
  • TIFF

7: הפעלת תהליך סריקה באופן אוטומטי לאחר לחיצה על ההפעלה הישירה "הפעלת תוכנת סריקה.

"הפעלת תוכנת סריקה"  

ממשק רגיל

ממשק WEB

יש לבחור באופציה טיפול בקבצים

לאחר מכן החלון בתוכנה ישתנה לתצוגה זו:

בחלונית חיפוש לפי: יש לבחור בין האופציות את האופציה הנחוצה.

בערך לחיפוש :אפשר לרשום מספר(אם זה תעודה\כרטיס) לחלופין ניתן לרשום חיפוש לפי שם בכרטיס.

לאחר מכן לחיצה על כפתור החיפוש:  

אז התוכנה תשלוף לנו את כל תוצאות החיפוש בהתאם:

לחיצה על התוצאה אליה אתה רוצה לתייק מתוצאות החיפוש ולאחר מכן לחיצה על שמור

יפתח חלון נוסף של פעולה בוצעה בהצלחה ויש אפשרות לסגור את התוכנה או להמשיך לקובץ אחר.

לאחר האישור הקובץ תוייק לנספחים של אותה תעודה בפריוריטי.

הסבר על המקשים: טיפול בקבצים.

1: בחירה באופציה של טיפול בקבצים.

2: בחירה באופציה של טיפול בסריקות.

3: בחירת שם החברה בפריוריטי במידה ויש מספר חברות ,חברה בה יעשה פיענוח, חיפוש ותיוק.

4: חיפוש לפי סוג תעודה בפריוריטי.

5:ערך לחיפוש לפי מספר או מלל בהתאם לסוג התעודה.

6: חיפוש

7: פתיחת התעודה בפריוריטי.

8:צפייה בנספחים הקיימים לתעודה שעומדים עליה נכון לרגע זה.

9:שם הקובץ שאותו מתייקים.

10:הוספת קובץ ישירות דרך התוכנה ע"י סייר.

11:שמור\תייק את התקובץ לתעודה בפריוריטי.

12:שינוי שם \ הערה לקובץ ששומרים.

הסבר על מקשים טיפול בסריקות:

1: בחירה באופציה של טיפול בקבצים.

2: בחירה באופציה של טיפול בסריקות.

3: בחירת שם החברה בפריוריטי במידה ויש מספר חברות ,חברה בה יעשה פיענוח, חיפוש ותיוק.

4: חיפוש לפי סוג תעודה בפריוריטי.

5:ערך לחיפוש לפי מספר או מלל בהתאם לסוג התעודה.

6: חיפוש

7: פתיחת התעודה בפריוריטי.

8:צפייה בנספחים הקיימים לתעודה שעומדים עליה נכון לרגע זה.

9:הפעלת סריקה.

10:שמירת הקבצים שצורפו מהסריקה.

11:הפעלת דגל זה יבצע שמירה אוטומטית לאחר סיום הסריקה.

12:שינוי שם \ הערה לקובץ ששומרים.

13: תצוגה מקדימה של הסריקה.

14: אפשרויות תצוגה\ערכיה למסמכים שנסרקו טרם שמירתם.

מדריך להוספת תמיכה בהדפסת ברקוד בתחנות העבודה

כדי לאפשר הדפסת תעודות עם ברקוד וליקוט אוטומטי של תעודות יש להוריד ולהתקין גופן לברקוד

מדריך להוספת תמיכה בגופן (פונט) ברקוד בתחנות עבודה

  1. יש להוריד את הגופן מהקישור הבא http://httpfree.agas.co.il/filesmile/free3of9.ttf
  2. לאחר ההורדה, יש ללחוץ דאבל קליק על הקובץ ttf ואחר כך על Install (פעולה זו יש לבצע בכל העמדות בהן נדרש שהתעודות יודפסו עם תמיכה בברקוד.

בהצלחה 

🙂

מדריך להגדרת גופן (פונט) ברקוד בהדפסת תעודות השונות בפריוריטי / זום

מדריך להגדרת גופן (פונט) ברקוד בהדפסת תעודות השונות בפריוריטי / זום

הערה : פעולה זו גורפת על כלל המשתמשים ומתבצעת רק פעם אחת.

  1. יש להוריד את הגופן מהקישור הבא http://httpfree.agas.co.il/filesmile/free3of9.ttf
  2. לאחר ההורדה, יש ללחוץ דאבל קליק על הקובץ ttf ואחר כך על Install
  1. יש להגדיר גופן חדש במסך טבלת גופנים (דרך התפריט: מנהל מערכת > תחזוקת מערכת > עיצוב מתקדם):
  • Free3of9 : שם גופן
  • Free 3 of 9 : גופן
  • גודל: 8

הערה: בשם ובגופן, יש להקפיד על אותיות קטנות/גדולות ורווחים.

  1. בכל תעודה / פורמטים הדפסה הנדרשים להוסיף תמיכה בהדפסת ברקוד, יש לשנות את הפונט הסטנדרטי ל Free3of9 ע”י :
  • כניסה ל”עיצוב דו”ח” של אותה תעודה
  • בחירת הפורמט לשינוי
  • קטגוריית “פרטים נוספים”
  • קליק ימני על “ברקוד מספר תעודה” , מאפייני שדה
  • קליק ימני על “ברקוד מספר תעודה” , מאפייני שדה
  • יש לבחור בגופן Free3of9 , גודל 6 וללחוץ על אישור

הערה : הגדרה זו ניתן לבצע על כל סוגי ההדפסות במערכת

מדריך שימוש ב ScanSmile (סריקת ברקודים)

מטרת התהליך
הינו תיוק של הודעות דואר/קבצים לנספחים בפריוריטי

מדריך שימוש ב ScanSmile (סריקת ברקודים)

מטרת התהליך
הינו סריקה ותיוק אוטומטי לתעודות שהופקו מהפריוריטי והודפסו עם ברקוד שיאפשר תיוק
לנספחים ע"י איתור ופיענוח ברקוד.

הקדמה

  • יש להפעיל את תוכנת  ScanSmile ע"י
    דאבל קליק בשולחן עבודה על האייקון
  • יש ללחוץ על הכפתור "סרוק" (7)
  • בזמן הסריקה, יתבצע פיענוח של הברקוד ואיתור מספר התעודה
    בפריוריטי, ובסיום יופיעו מספרי התעודות בפריוריטי
  • בסיום יש ללחוץ על הכפתור "צרף" (5)

הערה :

  • במידה והמערכת לא איתרה את מספר התעודה, ניתן לבצע קישור ידני
    של המסמך הסרוק לתעודה בפריוריטי ע"י לחיצה על קליק ימני בשורה של המסמך
    הסרוק ולחיצה על "חבר לתעודה"
  • במסך חיפוש יש להקליד את מספר התעודה המלא (אותיות/גדולות חובה)
  • ניתן להקליד הערה אשר תפיע בנספחים שבפריוריטי, תחת "שם
    הקובץ"
  • לביצוע התיוק יש ללחוץ על הכפתור "צרף" (5)

כפתורי התוכנה

  1. כניסה למסך הגדרות
  2. חברה בה יעשה פיענוח, חיפוש
    ותיוק למספרי התעודות.
  3. איפוס הנתונים במסך.
  4. יבצע צרוף לנספחים באופן
    אוטומטי עם סיום הסריקה
  5. ביצוע צירוף/תיוק מרוכז לכל
    תעודות שאותרו ושסומנו ב V
  6. אפשרות "סריקת"
    ופיענוח ברקודים מקבצי PDF
  7. התחל סריקה
  8. אפשרות לחיפוש ידני של תעודה
  9. אפשרות לצלילה (פתיחה ישירה)
    לתעודה כפי שצויין בשדה "מס' תעודה"
  10. תיבת סימון זו תופיע רק לאחר סיום
    צרוף/תיוק תקין
  11. תיבה זו תופיע לאחר שאותר מספר התעודה
    לפ הברקוד בפריוריטי, הורדת סימון לא יתייק את התעודה
  12. אפשרות להקלדת הערה שתרשום
    בפריוריטי לנספח
  13. העתקת מספר התעודה מהשורה
    הנוכחית לשורה שמתחת
  14. מספר התעודה בפריוריטי
  15. סוג התעדוה בפריוריטי
  16. מספר השורה
  17. תצוגה מקדימה לתעודות שנסרקו
  18. אפשרויות תצוגה/עריכה למסמכים
    שנסרקו טרם שמירתם

הגדרות

  1. דגם סורק שהמערכת תעשה שימוש
  2. איכות הסריקה (מומלץ 150), ככול שהרזולוציה גדולה יותר, כך
    נפח הקובץ יהיה  גדול יותר.
  3. תצוגת הקובץ לשמירה
  4. Gray : אפור, מומלץ
    לשמירת מסמכים שנסרקו מדף צבעוני
  5. B/W : שחור/לבן
  6. RGB : צבע
  1. אפשרות לסריקה דו צדדית (אפשרי רק לסורק התומך באפשרות זו)
  2. שימוש במגש משני, מתאים לסורקים שיש בהם שני מגשי סריקה
    (בדרך כלל סורקים משולבים עם מדפסות)
  3. סוג קובץ לשמירה
  4. PDF (מומלץ)
  5. TIFF

הוראות להגדרה ראשונית לאחר התקנה

  1. לאחר הפעלת התוכנה בפעם הראשונה, תתקבל הודעה על
    כך שיש להקליד את שם המשתמש והסיסמה האישיים 
  • יש להקליד את פרטי שם המשתמש והסיסמה האישיים
    המשתמשים לכניסה לפריוריטי, ובנוסף יש לבחור את החברת ברירת המחדל אליה רוצים לבצע
    תיוק

הקדמה

  • לשם תיוק מייל/קובץ, יש לסמן/לפתוח את המייל אותו רוצים לתייק,
    וללחוץ על האייקון
  • יש לבחור לאן מעוניינים לתייק את ההודעה באמצעות השימוש
    ב"חיפוש לפי" ,
  • מספר תעודה – יאפשר חיפוש ותיוק
    במספרי התעודות השונות : הצעות מחיר, הזמנות, משלוחים ללקוח, חשבוניות (מכל
    סוגיהן) עוד.
  • כרטיס – יאפשר חיפוש ותיוק
    בכרטיסים השונים : לקוחות, ספקים, פריטים, עובדים, אנשי קשר ועוד.

בדוגמה שלהלן יצורף המייל להזמנת רכש PO19001346

  • יש לבחור בשדה "חיפוש לפי" ולבחור "מס' תעודה"
  • בערך לחיפוש יש לרשום את מספר התעודה PO19001346  (ככל שירשם מספר המלא, כך יופיעו מינימום
    תוצאות) 
  • יש ללחוץ על
  • אם אותרה תוצאה אחת, בחלק התחתון תופיע התוצאה
  • אם הופיעו מספר תוצאות, יופיע חלון סינון לאיתור התעודה אליה
    מעוניינים לתייק

בחירת אופן התיוק

  • במידה ומעוניים לתייק את המייל כולל הקבצים, יש ללחוץ על
  • במידה ומעוניים לתייק רק את הקבצים (ללא המייל), יש ללחוץ על  ולבחור את הקבצים אותם מעוניינים לתייק
  • לאחר סיום התיוק, תתווסף תגית להודעה ב Outlook הבאה

יצוא לפריוריטי – לחיצה על כפתור זה תשלח את המייל למגש כללי של FILESMILE (ניתן לשלוח מיילים שרוצים לתייק למגש ולאחר מכן להיכנס לתעודה/כרטיס שרוצים לתייק ולמשוך מהמגש לנספחים).

אופן תיוק מהמגש לתעודה:

נכנסים לתעודה בפריוריטי שאליה מעוניינים לתייק, בהפעלות ישירות תתווסף הפעלה ישירה בשם ייבוא מFILESMILE

לאחר לחיצה על ייבוא מFILESMILE תיפתח המגירה עם כל הקבצים שנשלחו אליה

כפתורי התוכנה:

1.שם הנמען ששלח את המייל אותו נרצה לצרף.

2.נושא המייל אותו נרצה לצרף

3.שם הקובץ- ניתן להוסיף הערה כמו:אישור הצעה\הזמנת רכש.

4.תייק את המייל לתעודה שנמצאים בה בפריוריטי.

5.מחק קובץ.

6.פתח את המייל שאתה רוצה לתייק.

כפתורי התוכנה:

  1. החברה אליה יבוצע התיוק/חיפוש (ניתן לשנות את ברירת המחדל
    ע"י כניסה להגדרות (2)
  2. מסך הגדרות
  3. קישור מידע נוסף
  4. שם התצוגה כפי שמופיע במייל
  5. נושא כפי שמופיע במייל
  6. מיקום חיפוש בפריוריטי
  7. הקלדת מספר תעודה/מכשיר/שם לקוח (בהתאם לשדה "חיפוש
    לפי")
  8. חיפוש הערך בפריורטי
  9. צלילה לנתון שצויין "בערך לחיפוש" (תעודה/כרטיס)
    ולאחר שאותר
  10. הצגת הנספחים בנתון שצויין "בערך לחיפוש"
    (תעודה/כרטיס) ולאחר שאותר (ניתן להגביל אפשרות זו)
  11. הערה שתופיע בשדה "שם הקובץ" בנפתחים (ניתן
    להגדיר שדה זה כחובה)
  12. צרוף ההודעה כולל הקבצים בה
  13. צרוף קבצים ללא גוף ההודעה (אפשרות לבחור קבצים)
  14. סרוק מסמך.
  15. ייצוא לפריוריטי

הוראות להגדרה
ראשונית לאחר התקנה

הפעלה ראשונית באמצעות Outlook, ראשית יש להיכנס לתוכנת ה Outlook שמותקנת במחשב, ולבצע את
הפעולות הבאות :

  1. יש לפתוח את ה – Outlook ולהיכנס לנתיב הבא:
  2. קובץ>אפשרויות>מרכז יחסי
    אמון>הגדרות מרכז יחסי אמון>הגדרות מאקרו
  3. בתוך מאקרו יש לסמן את "הפוך את כל
    פקודות המאקרו לזמינות"
  4. יש לסמן " √ " על "החל
    הגדרות אבטחת מידע מאקרו על תוספות מותקנות"
  5. ללחות על אישור > אישור
  • יש להפעיל מחדש את ה – outlook.
  • יש ללחוץ על 
  • תתקבל הודעה על כך
    שיש להקליד את שם המשתמש והסיסמה האישיים 
  • יש להקליד את פרטי
    שם המשתמש והסיסמה האישיים המשתמשים לכניסה לפריוריטי, ובנוסף יש לבחור את החברת
    ברירת המחדל אליה רוצים לבצע תיוק

מדריך שימוש ב FILESMILE ON OUTLOOK

מטרת התהליך הינו תיוק של הודעות דואר/קבצים לנספחים בפריוריטי

הקדמה

• לשם הבנת אופן השימוש, ישנן שתי דרכים בהם ניתן לבצע את התיוק
א. ביצוע תיוק מתוך ה Outlook למיילים/קבצים ל"מגש זמני" וצירופו לתעודה/כרטיס המתאים מתוך הפריוריטי
ב. ביצוע תיוק מתוך ה Outlook למיילים/קבצים ע"י הקלדת התעודה/כרטיס אליהם מועניינים לבצע את התיוק

אפשרות א' – ביצוע תיוק מתוך ה Outlook למיילים/קבצים ל"מגש זמני" וצירופו לתעודה/כרטיס המתאים מתוך הפריוריטי

  • לשם תיוק מייל/קובץ, יש לסמן/לפתוח את המייל אותו רוצים לתייק,
    וללחוץ על האייקון

ג. לתיוק המייל כולל הקבצים המצורפים, יש ללחוץ על "יצוא לפריוריטי" (1)
ד. לתיוק רק קבצים מתוך המייל, יש ללחוץ על "צרף קבצים" (2)

בחירת אופן התיוק
ה. במידה ומעוניים לתייק את המייל כולל הקבצים, יש ללחוץ על

ו. במידה ומעוניים לתייק רק את הקבצים (ללא המייל), יש ללחוץ על

ולבחור את הקבצים אותם מעוניינים לתייק

ז. לשם שיוך ההודעה/קובץ, יש לגשת לתעודה/כרטיס בפריוריטי אליו מעוניינים לבצע את השיוך, וללחוץ על ההפעלה הישירה "ייבא מ – FileSmile"

בפריוריטי:

בגרסת WEB

ח. לאחר הלחיצה על ההפעלה הישירה, יופיע המגש הזמני בו יופיעו כל ההודעות/קבצים שתוייקו מה Outlook וממתינים לשיוך בפריוריטי

כפתרורים/אפשריויות במגש

  1. הצגה להודעה/קובץ שנטען למגש הזמני.
  2. מחיקה להודעה/קובץ שנטען למגש הזמני.
  3. תיוק להודעה/קובץ שנטען למגש הזמני.
  4. מאפשר שינוי לשם הקובץ שיותייק בפריוריטי
  5. מציג את הנושא כפי שהתקבל ב Outlook
  6. מציג את שם הלקוחכפי שהתקבל ב Outlook

אפשרות ב' – ביצוע תיוק מתוך ה Outlook למיילים/קבצים ע"י הקלדת התעודה/כרטיס אליהם מועניינים לבצע את התיוק

• לשם תיוק מייל/קובץ, יש לסמן/לפתוח את המייל אותו רוצים לתייק, וללחוץ על האייקון

  • יש לבחור לאן מעוניינים לתייק את ההודעה באמצעות השימוש
    ב"חיפוש לפי" ,
  • מספר תעודה – יאפשר חיפוש ותיוק
    במספרי התעודות השונות : הצעות מחיר, הזמנות, משלוחים ללקוח, חשבוניות (מכל
    סוגיהן) עוד.
  • כרטיס – יאפשר חיפוש ותיוק
    בכרטיסים השונים : לקוחות, ספקים, פריטים, עובדים, אנשי קשר ועוד.

בדוגמה שלהלן יצורף המייל להזמנת רכש PO19001346

  • יש לבחור בשדה "חיפוש לפי" ולבחור "מס' תעודה"
  • בערך לחיפוש יש לרשום את מספר התעודה PO19001346  (ככל שירשם מספר המלא, כך יופיעו מינימום תוצאות) 
  • יש ללחוץ על
  • אם אותרה תוצאה אחת, בחלק התחתון תופיע התוצאה
  • אם הופיעו מספר תוצאות, יופיע חלון סינון לאיתור התעודה אליה
    מעוניינים לתייק

בחירת אופן התיוק

  • במידה ומעוניים לתייק את המייל כולל הקבצים, יש ללחוץ על
  • במידה ומעוניים לתייק רק את הקבצים (ללא המייל), יש ללחוץ על  ולבחור את הקבצים אותם מעוניינים לתייק
  • לאחר סיום התיוק, תתווסף תגית להודעה ב Outlook הבאה

כפתורי התוכנה

  1. החברה אליה יבוצע התיוק/חיפוש (ניתן לשנות את ברירת המחדל ע"י כניסה להגדרות (2)
  2. מסך הגדרות
  3. קישור מידע נוסף
  4. שם התצוגה כפי שמופיע במייל
  5. נושא כפי שמופיע במייל
  6. מיקום חיפוש בפריוריטי
  7. הקלדת מספר תעודה/מכשיר/שם לקוח (בהתאם לשדה "חיפוש לפי")
  8. חיפוש הערך בפריורטי
  9. צלילה לנתון שצויין "בערך לחיפוש" (תעודה/כרטיס) ולאחר שאותר
  10. הצגת הנספחים בנתון שצויין "בערך לחיפוש" (תעודה/כרטיס) ולאחר שאותר (ניתן להגביל אפשרות זו)
  11. הערה שתופיע בשדה "שם הקובץ" בנפתחים (ניתן להגדיר שדה זה כחובה)
  12. צרוף ההודעה כולל הקבצים בה
  13. צרוף קבצים ללא גוף ההודעה (אפשרות לבחור קבצים)
  14. במקביל לצרוף מייל מתוך האוטלוק, מאפשר לסרוק בנוסף מסמכים (מדפים) באמצעות מכשיר סריקה (סורק), אפשרות זו זמינה ללקחות עם מודול סריקה (FileSmile Scan)
  15. צרוף ההודעה כולל הקבצים בה למגש הזמני (שיוך ייבצע מתוך הפריוריטי)

יצוא לפריוריטי – לחיצה על כפתור זה תשלח את המייל למגש כללי של FILESMILE (ניתן לשלוח מיילים שרוצים לתייק למגש ולאחר מכן להיכנס לתעודה/כרטיס שרוצים לתייק ולמשוך מהמגש לנספחים).

אופן תיוק מהמגש לתעודה:

נכנסים לתעודה בפריוריטי שאליה מעוניינים לתייק, בהפעלות ישירות תתווסף הפעלה ישירה בשם ייבוא מFILESMILE

לאחר לחיצה על ייבוא מFILESMILE תיפתח המגירה עם כל הקבצים שנשלחו אליה

כפתורי התוכנה:

1.שם הנמען ששלח את המייל אותו נרצה לצרף.

2.נושא המייל אותו נרצה לצרף

3.שם הקובץ- ניתן להוסיף הערה כמו:אישור הצעה\הזמנת רכש.

4.תייק את המייל לתעודה שנמצאים בה בפריוריטי.

5.מחק קובץ.

6.פתח את המייל שאתה רוצה לתייק.

כפתורי התוכנה:

  1. החברה אליה יבוצע התיוק/חיפוש (ניתן לשנות את ברירת המחדל
    ע"י כניסה להגדרות (2)
  2. מסך הגדרות
  3. קישור מידע נוסף
  4. שם התצוגה כפי שמופיע במייל
  5. נושא כפי שמופיע במייל
  6. מיקום חיפוש בפריוריטי
  7. הקלדת מספר תעודה/מכשיר/שם לקוח (בהתאם לשדה "חיפוש
    לפי")
  8. חיפוש הערך בפריורטי
  9. צלילה לנתון שצויין "בערך לחיפוש" (תעודה/כרטיס)
    ולאחר שאותר
  10. הצגת הנספחים בנתון שצויין "בערך לחיפוש"
    (תעודה/כרטיס) ולאחר שאותר (ניתן להגביל אפשרות זו)
  11. הערה שתופיע בשדה "שם הקובץ" בנפתחים (ניתן
    להגדיר שדה זה כחובה)
  12. צרוף ההודעה כולל הקבצים בה
  13. צרוף קבצים ללא גוף ההודעה (אפשרות לבחור קבצים)
  14. סרוק מסמך.
  15. ייצוא לפריוריטי

הוראות להגדרה ראשונית לאחר התקנה

הפעלה ראשונית באמצעות Outlook, ראשית יש להיכנס לתוכנת ה Outlook שמותקנת במחשב, ולבצע את הפעולות הבאות :

  1. יש לפתוח את ה – Outlook ולהיכנס לנתיב הבא:
  2. קובץ>אפשרויות>מרכז יחסי
    אמון>הגדרות מרכז יחסי אמון>הגדרות מאקרו
  3. בתוך מאקרו יש לסמן את "הפוך את כל
    פקודות המאקרו לזמינות"
  4. יש לסמן " √ " על "החל
    הגדרות אבטחת מידע מאקרו על תוספות מותקנות"
  5. ללחות על אישור > אישור
  • יש להפעיל מחדש את ה – outlook.
  • יש ללחוץ על 
  • תתקבל הודעה על כך
    שיש להקליד את שם המשתמש והסיסמה האישיים 
  • יש להקליד את פרטי
    שם המשתמש והסיסמה האישיים המשתמשים לכניסה לפריוריטי, ובנוסף יש לבחור את החברת
    ברירת המחדל אליה רוצים לבצע תיוק

מדריך סריקה מפריוריטי FileSmile

מדריך סריקה מפריוריטי FileSmile

מטרת התהליך הינו הפעלת סריקה בפריוריטי בתעודות/מסכים השונים.

הקדמה

  1. בפריוריטי יש להכנס לתעודה/כרטיס אליהם מעוניינים לסרוק מסמך ולהפעיל את ההפעלה הישירה "הפעלת תוכנת סריקה"

ממשק רגיל

ממשק WEB

  • לאחר שיפתח מסך הסריקה, יש ללחוץ על הכפתור סרוק (5)

הערה :

  • לפני ביצוע השמירה, ניתן לסובב את המסמך אם הוא נסרק הפוך ע"י שימוש בכפתורי העריכה (11)
  • ניתן להקליד הערה שתופיע בשדה "שם הקובץ" לנספח בפריוריטי
  • במידה הגדרתם "שמירה אוט' " עם סיום הסריקה המסמך ישמר באופן אוטמטי
  • לאחר שהמסמך נסרק ומופיע בתצוגה המקדימה, ניתן ללחוץ על הכפתור "שמור" (6)

כפתורי המערכת

  1. סוג התעודה אליה יסרק המסמך
  2. תאריך יצירת התעודה
  3. מספר התעודה (מספר של הפריוריטי)
  4. לקוח/ספק כפי שצויין בתעודה
  5. הפעלת סריקה
  6. ביצוע שמירה (לאחר סריקה)
  7. הפעלת דגל זה יבצע שמירה אוטומטית לאחר סיום הסריקה
  8. פתיחת סייר קבצים המאפשר הוספת קבצים לסריקה
  9. שמירת הקבצים שצורפו לסריקה
  10. ניתן להקליד הערה שתופיע בשדה "שם הקובץ" לנספח בפריוריטי (ניתן להגדיר שדה זה כחובה)
  11. אפשרויות תצוגה/עריכה למסמכים שנסרקו טרם שמירתם
  12. כניסה למסך הגדרות
  13. תצוגה לתעודות שנסרקו

מסך הגדרות

  1. דגם סורק שהמערכת תעשה שימוש
  2. איכות הסריקה (מומלץ 150), ככול שהרזולוציה גדולה יותר, כך נפח הקובץ יהיה  גדול יותר.
  3. תצוגת הקובץ לשמירה
  4. Gray : אפור, מומלץ לשמירת מסמכים שנסרקו מדף צבעוני
  5. B/W : שחור/לבן
  6. RGB : צבע
  1. אפשרות לסריקה דו צדדית (אפשרי רק לסורק התומך באפשרות זו)
  2. שימוש במגש משני, מתאים לסורקים שיש בהם שני מגשי סריקה (בדרך כלל סורקים משולבים עם מדפסות)
  3. סוג קובץ לשמירה
  4. PDF (מומלץ)
  5. TIFF
  6. הפעלת תהליך סריקה באופן אוטמטי לאחר לחיצה על ההפעלה הישירה "הפעלת תוכנת סריקה"